Kebijakan Privasi
Pemikiran DHU mengenai informasi pribadi
Digital Hollywood University (selanjutnya disingkat DHU) mempunyai tanggung jawab sosial dalam mengelola secara mendasar dan pantas akan informasi yang didapat dari mahasiswa yang sedang belajar, ataupun yang telah lulus, mahasiswa pascasarjana, mahasiswa peserta kuliah tertentu, mahasiswa peneliti, calon mahasiswa yang mengikuti ujian, orang tua/wali maupun penjamin, atau mereka yang pernah mendaftar/mengikuti acara-acara kegiatan DHU (selanjutnya disebut mahasiswa dll), serta dosen dan pegawai DHU. Berikut adalah pemikiran DHU terkait informasi pribadi.
Mengenai pengumpulan informasi pribadi
DHU dalam pelaksanaan usahanya ada kalanya meminta informasi terkait identitas pribadi dari mahasiswa dan dosen maupun staff universitas dalam bentuk pengisian formulir dan sebagainya. Pada saat itu DHU akan menjelaskan maksud penggunaan data tersebut dan melakukan pengumpulan informasi pribadi setelah mendapat ijin/kesepakatan mahasiswa serta dosen/staff yang bersangkutan. DHU tidak akan mengumpulkan informasi pribadi tanpa ijin/ sepengetahuan murid, dosen maupun staff universitas.
Mengenai maksud penggunaan informasi pribadi
Informasi pribadi yang telah didapat, akan dipakai dalam lingkup keperluan tujuan berikut ini:
- Dalam pelayanan pengiriman jenis-jenis dokumen yang diminta;
- Dalam pelayanan mengenai informasi pendaftaran masuk dan ujian masuk;
- Dalam pelayanan mengenai pengajaran, pembelajaran, kesejahteraan, pencarian pekerjaan, bimbingan masa depan dan lain-lain;
- Dalam pelayanan mengatur dan mengeluarkan keterangan mengenai status mahasiswa, nilai, kelulusan, kesehatan dan lain-lain;
- Dalam pelayanan menjual dan menyediakan software, hardware, buku pelajaran dan lain-lain;
- Dalam pelayanan mengatur dan memberikan informasi mengenai event, seminar, kuliah terbuka dan lain-lain;
- Dalam pelayanan mendistribusikan email;
- Dalam pelayanan memberikan informasi dan data mengenai nilai akademik, biaya kuliah, beasiswa, pertemuan orang tua mahasiswa dan lain-lain;
- Dalam urusan mengenai berbagai tagihan dan pelunasan;
- Dalam pelayanan mengenai dukungan dan kegiatan sesudah lulus;
- Dalam pelayanan mengenai penyediaan informasi kepada universitas mitra dalam pertukaran akademik dan lain-lain;
- Dalam pelayanan personalia, honor, pekerjaan, kesejahteraan, penerimaan calon, kesehatan, asuransi, keuangan, masalah umum, pengelolaan organisasi dan lain-lain;
- Untuk analisa marketing dan lain-lain;
- Untuk penanganan setiap jenis pertanyaan;
Ada kalanya digunakan juga sebagai cara penyampaian bermacam pengumuman, seperti cara menghubungi urusan universitas yang akan timbul, informasi berkaitan dengan urusan universitas.
Mengenai penggunaan data pribadi
- Penggunaan data pribadi yang dikumpulkan DHU akan dilakukan dengan memperhatikan agar hak mahasiswa dan pegawai/dosen tidak dirugikan serta membatasi pada lingkup yang diperlukan dalam mencapai tujuan tertentu saja.
- DHU dan P.T. Digital Hollywood (selanjutnya disingkat P.T. DH) adakalanya memberikan iklan atau informasi khusus dan lain-lain kepada mahasiswa dan pegawai/dosen yang telah memberikan data pribadi melalui email atau media lain. Apabila yang bersangkutan tidak mau menerima informasi seperti tersebut, silahkan menghubungi bagian informasi DHU untuk menghentikan penerimaan informasi tersebut.
Mengenai pengelolaan dan perlindungan data pribadi
- Pada waktu mengelola data pribadi dari mahasiswa dan pegawai/dosen DHU, selain melakukan pengelolaan yang tepat, DHU juga berusaha agar informasi pribadi tidak bocor ke pihak luar. DHU memberikan perlindungan terhadap data pribadi mahasiswa dan pegawai/dosen dengan mengadakan kebijakan pengamanan dengan tingkat yang tepat dan rasional terhadap bahaya akses jahat dari luar, data hilang, rusak, manipulasi data dan lain-lain.
- DHU hanya menyerahkan hak mengakses database berisi data pribadi kepada PT. DH, selain itu mengelola dengan ketat pemakaian menyimpang di dalam PT sendiri.
- DHU tidak akan memperlihatkan data pribadi yang diberikan mahasiswa dan pegawai/dosen kepada pihak ketigas selain PT.DH dan perusahaan outsourcing tanpa persetujuan dari mahasiswa dan pegawai/dosen. Akan tetapi ada kemungkinan DHU memberikan dan menyerahkan data pribadi tanpa persetujuan mahasiswa dan pegawai/dosen dengan alasan jelas dari institusi publik seperti polisi, pengadilan atau surat perintah berdasarkan hukum dan lain-lain.
Perusahaan outsourcing
DHU ada kalanya melalui PT. DH mempercayakan semua atau sebagian pemakaian data pribadi yang diperlukan dalam mencapai tujuan penggunaan seperti yang ditentukan dalam "Tujuan Penggunaan Data Pribadi" kepada perusahaan outsourcing. Pada saat itu, DHU akan mengingatkan perusahaan outsourcing untuk mengelola dan menjaga keamanan data pribadi sedikitnya sama ketatnya dengan DHU dan juga mengadakan pengawasan sesuai yang diperlukan.
Mengenai perubahan/penghapusan/penampilan
Upaya pengelolaan informasi pribadi yang tepat sesuai dengan pelaksanaan UU Perlindungan Informasi Pribadi, DHU membuka pelayanan melalui email online khusus untuk permintaan perubahan/ penghapusan/penampilan.
Klik di sini untuk formulir online terkait informasi pribadi
Mengenai penggunaan Cookie
Untuk meningkatkan kepraktisan dalam pelayanan website DHU menggunakan cookie. Dengan penggunaan cookie, pada waktu pengisian informasi pada formulir dan lain-lain, data akan tersimpan pada komputer mahasiswa atau pegawai/dosen sehingga mempersingkat waktu jika akan mengakses lagi ke halaman yang sama atau halaman lain. Website DHU hanya menggunakan cookie untuk meningkatkan pelayanan saja dan tidak digunakan untuk mengumpulkan indformasi pribadi dari mahasiswa dan pegawai/dosen.
Mengenai IP Address
Informasi mengenai IP address dari mahasiswa dan pegawai/dosen yang menggunakan website DHU, seperti kapan dan mengakses dari domain mana, akan disimpan dalam server pengelola. Data-data ini akan digunakan dengan tujuan menganalisa statistik website dan tidak akan digunakan untuk maksud lainnya.
Tentang evaluasi privasi
DHU akan mengevaluasi isi privasi secara berkala untuk memperbaiki penanganan informasi pribadi, setelahnya DHU akan menangani informasi pribadi sesuai dengan kebijakan yang telah diperbaiki.
Pertanyaan mengenai perlindungan informasi pribadi
Pertanyaan mengenai perlindungan informasi pribadi DHU dapat menghubungi.
daigaku@dhw.co.jp