Chính sách bảo mật thông tin cá nhân
Quan điểm của nhà trường về thông tin cá nhân
Tại ĐH Digital Hollywood (dưới đây gọi là DHU), chúng tôi nghĩ rằng cần phải bảo mật thông tin của sinh viên hiện đang theo học tại trường, sinh viên đã tốt nghiệp, sinh viên cao học, sinh viên đăng ký học theo tín chỉ, sinh viên dự thính, nghiên cứu sinh, người dự thi, người bảo lãnh, cũng như những người đăng ký, tham gia vào các sự kiện,(dưới đây gọi là học viên) và thông tin của giáo viên, một cách chặt chẽ và coi việc quản lý bảo mật thông tin là trách nhiệm với xã hội. Quan điểm của nhà trường về thông tin cá nhân được trình bày chi tiết như dưới đây.
Về việc thu thập thông tin cá nhân
Tại DHU, chúng tôi có yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân của sinh viên cũng như của giáo viên vì lý do công việc hành chính như điền form, đơn đăng kí,... Trước khi thu thập thông tin, DHU sẽ trình bày rõ ràng lý do, mục đích sử dụng và chỉ tiến hành thu thập thông tin sau khi nhận được sự đồng ý của sinh viên và giáo viên. Chúng tôi tuyệt đối không tiến hành thu thập thông tin mà không được sự chấp thuận của sinh viên và giáo viên.
Về mục đích sử dụng thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân sẽ chỉ được sử dụng nhằm những mục đích sau:
- Gửi các loại hóa đơn
- Các công việc hành chính liên quan đến hướng dẫn nhập học, kỳ thi nhập học...
- Các công việc liên quan đến giáo vụ, học vụ, bảo hiểm, hỗ trợ việc làm hay hướng dẫn học lên cao
- Các công việc liên quan đến quản lý, xác nhận sinh viên, kết quả học tập, tốt nghiệp và tình trạng sức khỏe...
- Các công việc liên quan đến mua bán, cung cấp phần mềm, phần cứng, giáo trình...
- Các công việc liên quan đến hướng dẫn quản lý... sự kiện, seminar (hội thảo), các khóa học công khai
- Các công việc liên quan đến cung cấp dịch vụ email điện tử
- Các công việc hướng dẫn và gửi tài liệu liên quan đến thành tích học tập, học phí, học bổng, họp hội phụ huynh hay người bảo lãnh…
- Các công việc liên quan đến thu tiền, quản lý hóa đơn...
- Các công việc liên quan đến dịch vụ và hỗ trợ sau tốt nghiệp
- Các công việc liên quan đến cung cấp thông tin cho các trường đại học có ký hiệp ước liên kết
- Các công việc liên quan đến nhân sự, lương, lao động, bảo hiểm, tuyển dụng, bảo hiểm y tế, tài chính, các nghiệp vụ chung và công tác điều hành tổ chức...
- Xử lý các thắc mắc
- Phân tích cho hoạt động marketing
Có trường hợp thông tin cá nhân được sử dụng như một phương tiện liên lạc hoặc phương tiện thông báo các phát sinh từ những công việc, nghiệp vụ nêu trên.
Về việc sử dụng thông tin cá nhân
- DHU sẽ chỉ sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết để đạt được những mục đích như đã nêu và cố gắng đảm bảo, không gây ảnh hưởng đến quyền lợi của sinh viên cũng như giáo viên.
- Sinh viên và giáo viên gửi thông tin cá nhân, sẽ nhận được thông tin chiến dịch và các thông tin về các khóa học từ trường và công ty Digital Hollywood qua email hoặc các hình thức khác. Trường hợp sinh viên và giáo viên không có nguyện vọng nhận thông tin xin liên hệ với phòng giải đáp thắc mắc, chúng tôi sẽ dừng việc gửi thông tin đi.
Về quản lý và bảo hộ thông tin cá nhân
- DHU không chỉ quản lý thông tin của sinh viên và giảng viên một cách thích hợp mà còn nỗ lực để những thông tin đó không bị lưu truyền ra ngoài. DHU cũng tiến hành các biện pháp an toàn và thích hợp để bảo mật thông tin cá nhân của sinh viên và giáo viên nhằm tránh tình trạng truy cập bất hợp pháp hay bị mất, hỏng, hoặc phải sửa chữa...
- DHU tiến hành quản lý chặt chẽ để đảm bảo chỉ những người được quyền truy cập trong công ty Digital Hollywood mới được sử dụng cơ sở dữ liệu chứa thông tin cá nhân nhằm tránh tình trạng sử dụng trái phép thông tin ngay trong nội bộ công ty.
- DHU không cung cấp thông tin cá nhân của sinh viên và giáo viên cho bên thứ 3 nếu không được sự chấp thuận , trừ công ty Digital Hollywood, cơ sở liên kết với công ty hay do công ty ủy quyền. Tuy nhiên, có trường hợp DHU sẽ tiến hành cung cấp thông tin nếu đó là lý do chính đáng, chẳng hạn như được cảnh sát, tòa án hay cơ quan luật pháp yêu cầu cung cấp...
Ủy quyền
Có trường hợp DHU ủy quyền xử lý một phần hoặc toàn bộ thông tin cá nhân cho công ty Digital Hollywood để có thể đạt được mục đích sử dụng đã quy định ở mục "Về mục đích sử dụng thông tin cá nhân". Trong những trường hợp như vậy, phía được ủy quyền cũng phải có thiết lập tương đương với trường, và trường cũng thường xuyên kiểm tra quản lý để đảm bảo thông tin cá nhân được bảo mật.
Về việc công khai, thay đổi hay xóa bỏ thông tin
DHU tiếp nhận yêu cầu về việc thay đổi, xóa bỏ hay công khai thông tin qua thư điện tử trên web chuyên dụng nhằm tiến hành quản lý thông tin cá nhân theo các quy định của luật bảo hộ thông tin cá nhân
Về việc sử dụng công nghệ Cookie
DHU sử dụng công nghệ cookie để nâng cao tính tiện lợi khi truy cập và sử dụng Website của trường. Nhờ công nghệ này mà những thông tin sinh viên và giáo viên đã nhập vào đơn sẽ được lưu trữ trong một thời gian, giúp tiết kiệm thời gian trong những lần truy cập sau hoặc truy cập vào trang khác. DHU chỉ sử dụng công nghệ Cookie để nâng cao tính tiện dụng của dịch vụ, chứ không dùng để thu thập thông tin cá nhân.
Về việc sử dụng địa chỉ IP
Thông tin sinh viên và giáo viên truy cập website của trường thời gian nào, truy cập từ miền nào sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của công ty Digital Hollywood. Những dữ liệu này chỉ được DHU sử dụng với mục đích phân tích thống kê hệ thống web, ngoài ra không sử dụng vì mục đích khác.
Về việc xem xét lại chính sách bảo mật thông tin cá nhân
DHU thường xuyên xem xét lại nội dung các chính sách và nỗ lực để cải tiến. Trong trường hợp có sự thay đổi, việc sử dụng thông tin cá nhân cũng sẽ được thực hiện theo nội dung sau khi thay đổi.
Thắc mắc về việc bảo mật thông tin cá nhân
Mọi thắc mắc về bảo mật thông tin cá nhân xin gửi về địa chỉ daigaku@dhw.co.jp